Cuando de delegacion se trata, dar instrucciones claras y comprensibles es una de esas cosas que suenan fáciles de hacer, pero que en la vida real pueden ser muy complejas, especialmente en las pequeñas empresas y sobre todo en las empresas familiares.
Los mensajes confusos y las suposiciones hacen que el mensaje recibido pueda diferir de lo que realmente queríamos decir.
Desde que llegó el coronavirus nos hemos tenido que adecuar a una nueva forma de trabajar, donde tenemos que comunicarnos por email, teléfono o videollamadas.
Con el trabajo a distancia rápidamente me di cuenta de la importancia de dar una dirección clara y definida si espero que mis instrucciones sean entendidas y ejecutadas de la manera que deseo.
Esto es particularmente importante cuando no está cara a cara para dar las instrucciones, ya que cuando las instrucciones se dan por correo electrónico o por escrito, es difícil medir el tono de la comunicación, tampoco se pueden señalar cosas físicamente.
De mis experiencias, quiero compartir con ustedes algunas notas sobre cómo delegar en los tiempos en que estamos viviendo.
1. No asuma que sus trabajadores saben lo que usted quiere decir.
No sea el tonto que asume que las personas entienden lo que les quizo decir. Aunque la mayoría de las personas en su empresa serán intuitivas y proactivas, ellas no leen la mente. Por eso al momento de delegar una tarea, es importante entregar instrucciones claras y no asumir que el destinatario sabe lo que usted quiere decir. Solo le llevará unos segundos más explicar los detalles.
Por ejemplo, el otro día yo le pedí a mi nuevo asistente que revisara el DF Virtual (una aplicación para hacer presupuestos y proyectar flujos de caja), sin embargo, solo porque el haya oído hablar del DF Virtual no significa que sepa usarlo...por eso yo me equivoqué al asumir que sí.
2. Sea claro y específico.
Si al momento de delegar usted quiere que las personas no se confundan con sus instrucciones, entonces debe asegurarse de que sus instrucciones sean claras, específicas y concisas. Personalmente, prefiero no divagar, y prefiero ir directo al punto sobre lo que se debe hacer o entregar, en lugar de hacer las instrucciones demasiado "floridas", lo que solo ayudará a la confunsión.
Por ejemplo, no se limite a indicar "enviar una encuesta de satisfacción a algunos de clientes clave", sino que indique cuáles clientes clave y quiénes deben responder la encuesta. A menudo encuentro que es útil señalar con viñetas, ya que reduce la tentación de hablar y ayuda a que mis instrucciones y acciones estén más enfocadas.
3. Dar plazos
No confunda las cosas al no ser específico con sus plazos y fechas límite. Lo que usted considere "pronto" puede ser muy diferente para sus trabajadores. Tendrá un problema si usted cree que "pronto" son las próximas dos horas, pero la persona (a quien ha delegado la tarea) considera que "pronto" es en unos días más. ¡Estoy seguro que esto úlitmo alguna vez le ha pasado!
4. Dar ejemplos
Siempre que sea posible, asegúrese de dar ejemplos. Esto será especialmente beneficioso si la persona a la que delega es nueva en el puesto o si no han realizado la tarea antes. Esto ayudará a agregar claridad a sus instrucciones y ayudará a formar una imagen más clara de lo que quiere decir y lo que desea.
Por ejemplo, si les pide que diseñen una encuesta de satisfacción del cliente para su nuevo producto/servicio, sería recomendable mostrarles ejemplos de otras encuestas que se hayan utilizado anteriormente para darles una idea.
5. Dar alternativas
A la hora de delegar y dar instrucciones, conviene considerar la posibilidad de ofrecer algunas alternativas en caso de que la opción preferida no sea viable o no esté disponible.
Por ejemplo, podría ser: "Quiero que organices una reunión el día 20 de este mes durante 2 horas con el Director de Finanzas. Si él no está disponible el día 20, entonces la tarde del 26 estará bien, o podemos reunirnos con el analista comercial en su lugar".
Al ofrecer alternativas, está capacitando a su personal para que realice el trabajo con un mínimo de problemas y un control constante con usted mismo. El principal beneficio de encargarle a otra persona que haga algo es que usted no tiene que hacerlo, lo que le ahorrará tiempo. Al establecer alternativas, no es necesario que sigan acudiendo a usted, después de todo, no le ahorrará tiempo si usted tiene que seguir respondiendo a las consultas.
6. Establecer límites
Personalmente, no soy de los que están a favor de la microgestión o microgerenciamiento, por ello, no me gusta que la gente me pregunte constantemente si debe hacer algo o no.
Una vez que se establece una tarea, las instrucciones deben ser lo suficientemente claras como para que no se necesite más confirmación y aclaración (aunque, obviamente, lo mejor es pedir una aclaración si no se está seguro).
Debe asegurarse de que sus instrucciones son claras para que la persona enargada de la tarea esté segura de lo que está haciendo y no sienta la necesidad de volver con preguntas.
Establecer límites es muy importante, especialmente si no puede pensar en alternativas en ese momento, entonces los límites podrían funcionar.
Por ejemplo, podría indicarle “vaya al proveedor y ordene 100 unidades. Si el proveedor normal no tiene existencias, está bien utilizar un nuevo proveedor siempre que su precio no sea más de un 10% superior y pueda entregar en 3 días hábiles ”. Aquí no ha sido específico con sus alternativas, pero ha sido lo suficientemente claro en los límites para que ellos tomen la decisión.
7. Obtenga una aclaración
Antes de dejar que su personal actue solo en base a sus instruciones, no estaría de más que usted les pida aclaraciones para asegurarse de que entienden cuál es la tarea en cuestión y qué se espera de ellos.
Podría simplemente preguntarles al final si hay alguna duda, pero el único problema con eso es que es demasiado fácil decir simplemente "no".
Puede que crean que lo entienden o que sean demasiado tímidos para preguntar. Tal vez pueda pedirles que le resuman con sus palabras lo que se necesita, o cuáles son las prioridades y los objetivos, para asegurarse de que lo que ha dicho es lo que se ha escuchado.
Espero que estos consejos sean de mucha utilidad para usted.