McKinsey, firma de consultoría nombrada por varios años como la más prestigiosa en su campo, nos dice que los cambios en la eficacia en una organización están directamente relacionados con la interacción de múltiples factores que no siempre son considerados de manera integral en los modelos de gestión. Las 7S: Strategy, Structure, Systems, Shared values, Skills, Style y Staff nos presenta un modelo en el que se puede comprender mejor la complejidad de la organizaciones y cómo implementar, de manera más eficaz, la estrategia. En este artículo vamos a concentrarnos en entender qué significa cada elemento y cómo aplicarlos en nuestras organizaciones.
El inicio de las 7S
En el libro In Search of Excellence, publicado por primera vez en 1982, los ex consultores de McKinsey, Thomas J. Peters y Robert H. Waterman, describen esta herramienta para que los gerentes puedan mejorar la coordinación entre los diferentes aspectos que gobiernan el funcionamiento de sus organizaciones y de esta manera evaluar la implementación de la estrategia. Cada uno de estos factores están relacionados, es decir que un cambio en uno de ellos afecta positiva o negativamente a los otros y puede cambiar de importancia con el tiempo y el tipo de estrategia a implementar.
Los enfoques anteriores veían a la organización como una estructura jerárquica simple, es decir, un modelo que respondía a las preguntas: ¿quién debe hacer qué?, ¿a quién se debe informar? y ¿quién supervisa?, pero a medida que las empresas crecen en tamaño, y por ende en complejidad, se integran nuevos elementos y poder coordinar de mejor manera los esfuerzos en cada parte se vuelve fundamental para lograr el éxito.
El modelo agrupa los 7 elementos (las 7S) en:
Esferas duras: son la estrategia, estructura y sistemas más influenciables por la alta dirección y, por lo tanto, su identificación es más sencilla.
Esferas blandas: son estilo, el personal, las habilidades y los valores compartidos que normalmente son más influenciados por la cultura de la organización, son menos tangibles y por lo tanto más difíciles de describir.
El centro del modelo son los valores compartidos, en la imagen a continuación se muestra la figura que representa el modelo y la relación entre las esferas.
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Casi 40 años más tarde el modelo sigue siendo extremadamente útil para entender de mejor manera la complejidad presente en las organizaciones.
Ahora, el significado de cada una de las “S”:
Strategy (estrategia)
Entendida como la forma de alinear los recursos para conseguir los objetivos de la organización. Algunas preguntas para analizar esta esfera son las siguientes:
¿Qué nos diferencia?
¿Cómo usamos nuestros recursos para lograr los objetivos trazados?
¿Cuál es nuestra estrategia a nivel corporativo, de unidad o línea de negocio, funcional?
¿Cuáles son nuestros factores claves de éxito?
Structure (estructura)
Es la forma en la que la compañía está organizada, las relaciones de roles y responsabilidades normalmente registradas en el organigrama. Preguntas de análisis en esta esfera:
¿Cuáles son nuestros procesos?
¿Relación entre dependencias y unidades de negocio?
¿Canales y flujos de comunicación?
Systems (sistemas)
Entendido como los diferentes procesos internos y sistemas de información, documentales, financieros, contables, comerciales que posibilitan el funcionamiento de la organización.
¿Se cuenta con los sistemas necesarios para que la organización funcione?
¿Cuáles son los sistemas más importantes?
¿Cómo controlamos, evaluamos y mejoramos nuestros sistemas?
Shared values (valores compartidos)
Son los valores fundamentales que integran a la organización en torno a su propósito común y se reflejan en los colaboradores para alinearlos con dicho propósito. Algunos expertos concuerdan en que los valores definen la “personalidad” de la organización, le dan un sentido de identidad, influyen en la forma de tomar de decisiones e incluso en la motivación. Algunas preguntas a tener en cuenta en esta esfera son:
¿Cuáles son nuestros valores organizacionales?
¿Cómo cada colaborador en su rol refleja los valores?
Skills (habilidades)
Hacen referencia a las competencias y habilidades de los colaboradores que como suma constituyen las habilidades de la organización.
¿Cuáles son nuestras habilidades más fuertes?
¿Qué habilidades se deben desarrollar?
Style (estilo)
El estilo de liderazgo adoptado en la organización, los patrones generales de los líderes, la forma de interactuar tanto interna como externamente. Normalmente viene reflejado desde la alta dirección. A continuación tres preguntas para analizar en esta esfera:
¿Cómo se toman las decisiones?
¿Cómo los colaboradores perciben a sus líderes?
¿Qué tan burocráticos, o no, somos?
Staff (personal)
En este factor se analiza cómo la organización lleva a cabo la selección, capacitación, evaluación e incluso la motivación de su personal.
¿Cómo se sienten los colaboradores?
¿Nos falta personal en algún proceso?
3 Ventajas de las 7S
Es útil para alcanzar objetivos clave de las organizaciones y es más efectivo que los modelos que sólo se enfocan en la estrategia y la estructura.
El modelo funciona para validar el impacto de los cambios en elementos clave de la organización.
Facilita la colaboración entre procesos y unidades de negocio, incluso en procesos de adquisiciones o fusiones a nivel corporativo.
3 Desventajas de las 7S
Aunque es una herramienta muy usada también presenta algunas desventajas que se exponen a continuación:
El modelo se centra en analizar internamente a la organización descuidando un poco los factores externos.
Es más un método general que un mapa de ruta el que seguir para lograr un ajuste en la gerencia de la organización.
Requiere mucho tiempo para la investigación y análisis del funcionamiento de la organización.
Cómo implementar las 7S de Mckinsey
Aunque, como leímos arriba, no hay una ruta específica que seguir para la implementación del modelo de las 7S de Mckinsey, lo que sí sabemos es que podemos analizar la brecha entre lo que hacemos actualmente y lo deberíamos hacer para lograr ejecutar exitosamente nuestra estrategia, con esto en mente presentamos los siguientes pasos:
Paso 1: Análisis de la situación actual
La idea en este paso es revisar cómo está la organización respecto de las 7S e identificar si están efectivamente alineadas entre sí, las siguientes preguntas pueden ayudar a aclarar la situación actual:
Estrategia
¿Cuál es el objetivo de la estrategia de su empresa?
¿Cómo utiliza sus recursos y capacidades para lograrlo?
¿Qué lo distingue de sus competidores?
¿Cómo compite su organización en el mercado?
¿Cómo piensa adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado?
Estructura
¿Cuál es su estructura organizativa ?
¿Quién toma las decisiones? ¿Quién informa a quién?
¿La toma de decisiones está centralizada o descentralizada?
¿Cómo se alinean los empleados con la estrategia?
¿Cómo se comparte la información en toda la organización?
Sistemas
¿Cuáles son los procesos y sistemas primarios de la organización?
¿Cuáles son los controles del sistema y dónde están?
¿Cómo se realiza el seguimiento del progreso?
¿Cuáles son los procesos y las reglas que sigue el equipo para seguir el rumbo?
Habilidades
¿Cuáles son las competencias centrales de la organización? ¿Están estas habilidades suficientemente disponibles?
¿Existen lagunas de habilidades?
¿Están los empleados capacitados para hacer su trabajo?
¿Qué hace para monitorear, evaluar y mejorar las habilidades?
¿Qué es lo que hace bien a la empresa?
Personal
¿Cuántos empleados hay?
¿Cuáles son los requisitos actuales de personal?
¿Existen lagunas en los recursos necesarios?
¿Qué se debe hacer para abordarlos?
Estilo
¿Cómo es el estilo de gestión?
¿Cómo responden los empleados a este estilo?
¿Los empleados son competitivos, colaborativos o cooperativos?
¿Qué tipo de tareas, comportamientos y productos entregables recompensan el liderazgo?
¿Qué tipo de equipos hay en la organización? ¿Hay equipos reales o son solo grupos nominales?
Valores compartidos
¿Cuáles son la misión y la visión de la organización?
¿Cuáles son sus valores ideales y reales?
¿Cuáles son los valores fundamentales sobre los que se fundó la organización?
¿Cómo incorpora la empresa estos valores en la vida diaria?
Paso 2: Situación ideal
En este paso el objetivo es —involucrando a la alta dirección— especificar dónde deseamos estar y el diseño organizativo óptimo que deseamos lograr. En otras palabras, en este paso debemos definir cómo queremos que se encuentre cada una de las 7S a futuro.
Parte de las actividades en este paso tienen que ver con la recopilación de información sobre modelos exitosos similares al de nuestra organización y tendencias que mejoran la implementación de la estrategia.
Paso 3: Plan de acción
Entendiendo la situación ideal en este paso se describe el cómo se harán los ajustes necesarios, la idea es contar con un plan de acción que presente las actividades, sus responsables, tiempos de entrega.
Paso 4: Ejecutar el plan de acción
Es el paso de la ejecución para el cual se debe tener claro el plan de acción y sus responsables, sin perder de vista el monitoreo para hacer los ajustes necesarios.
Paso 5: Revisión de las 7S
Como hemos anotado antes, las 7S se han sometido a cambios, es importante revisar periódicamente como se vienen comportando, cómo los cambios en una “S” afectan a las demás y qué medidas podría tomar.
Presentación interactiva del modelo de las 7S
Ejemplos de implementación de las 7S de Mckinsey
Ejemplo de aplicación de las 7S de Mckinsey para Grupo Bimbo
Grupo Bimbo empresa multinacional mexicana con presencia en 33 países de América, Europa, Asia y África, hace uso del modelo McKinsey 7S para:
Lograr mejoras y aumentos en sus niveles de desempeño.
Llevar a cabo la gestión de cambios de forma exitosa.
Veamos ahora cómo están definidas las 7S en el Grupo Bimbo
Esferas duras
Claramente definida.
Comportamiento orientado al logro de objetivos.
Presiones competitivas.
Cambios en las demandas de los consumidores.
Flexibilidad y adaptabilidad.
Jerarquía organizacional.
Coordinación interdepartamental.
Dinámica del equipo interno.
Centralización vs descentralización.
Comunicación.
Sistemas organizativos establecidos.
Controles definidos para sistemas.
Seguimiento y evaluación de controles.
Procesos internos de alineación organizacional.
Esferas blandas
Valores fundamentales.
Cultura corporativa.
Alineación de tareas con valores.
Estilo de dirección/liderazgo.
Efectividad del estilo de liderazgo.
Cooperación vs competencia.
Equipos vs. Grupos.
Nivel de habilidad de los empleados vs objetivos comerciales.
Número de empleados.
Brechas entre las capacidades requeridas y las actuales.
Habilidades de los empleados.
Habilidades de los empleados vs requisitos de las tareas.
Gestión de habilidades.
Ventaja competitiva de la empresa.
Ejemplo de aplicación de las 7S de Mckinsey para Starbucks
Fundada en Seattle en 1971, Starbucks es la compañía de comercialización de café más grande del mundo. Ofrece a sus clientes todo lo relacionado con el café: desde bebidas hasta termos y café en grano.
Starbucks Corporation utiliza el modelo de las 7S de Mckinsey para lograr, entre otras cosas, mejorar el liderazgo y gestionar cambios de forma efectiva.
Estrategia
Se concentra en la calidad y variedad de sus productos. De igual forma,el servicio al cliente es uno de los diferenciadores de la cadena. En cuanto a la estrategia comercial uno de sus puntos fuertes es la integración de tecnología (pedido y pago desde el celular, pedidos por voz desde el celular) en los servicios que ofrece a sus clientes.
Estructura
La estructura organizacional de Starbucks está dividida en regiones: USA, Canadá, América Latina, Europa, Medio Oriente. En cuanto al nivel de roles se identifican dos niveles de vicepresidentes y un nivel de presidentes de grupo.
Sistemas
Es parte de su estrategia el sistema de procesamiento de transacciones y de gestión de sus clientes, en 2017 más del 8% de los pedidos se realizaban a través de teléfonos móviles. Otro sistema base para la operación de la compañía es el de reclutamiento de colaboradores.
Valores corporativos
A partir de su orientación al servicio y de que las personas se sientan incluidas en cada una de sus tiendas y vivan la experiencia que ofrece la marca, la compañía expresa sus valores así:
Crear una cultura de calidez y pertenencia, donde todos sean bienvenidos.
Actuar con valentía, desafiar el status quo y encontrar nuevas formas de hacer crecer nuestra empresa y entre nosotros.
Estar presente, conectar con transparencia, dignidad y respeto.
Ofreciendo lo mejor de nosotros en todo lo que hacemos, responsabilizándonos de los resultados.
Son impulsados por el desempeño a través del lente de la humanidad.
Habilidades
Existen programas de capacitación y desarrollo para los colaboradores enfocados en el servicio al cliente y también en el crecimiento al interior de la organización.
Estilo
El estilo de liderazgo desde la alta dirección se presenta en dos ejes:
Democrático: permite a los colaboradores expresar libremente sus opiniones.
Transformacional: enfocado en la visión de la compañía, el respeto y la admiración entre el equipo.
Personal
En palabras del equipo de Starbucks: “Llamamos socios a nuestros empleados porque todos somos socios en el éxito compartido”. Esta frase refleja el alto compromiso de la organización con el equipo humano, además, están comprometidos con la defensa de la inclusión, la diversidad y la accesibilidad.
En este artículo presentamos la definición de qué es el modelo de las 7S de Mckinsey, cómo aplicarlo y algunos ejemplos de empresas que ya lo hacen. Esperamos que este artículo le proporcione una guía parausar este modelo de gestión en su organización.
Vale la pena mencionar que tan importante como la formulación de su estrategia, es el seguimiento de la ejecución de la misma, ya que es en el proceso de ejecución que se hace realidad lo planeado.