La Cámara de Comercio de Bogotá entregó recomendaciones para hacer más efectiva esta herramienta.
La entidad invita a los empresarios a aplicar medidas similares para en beneficio de la salud, y de la productividad de la ciudad-región.
Por estos días, el teletrabajo se ha convertido en la mejor herramienta de empresas y empleados para evitar el contagio del coronavirus sin paralizar las actividades laborales.
Para sacarme un mejor provecho a este modelo de trabajo remoto, la Cámara de Comercio de Bogotá entregó recomendaciones para mejorar la productividad.
De acuerdo con la entidad, desde que las empresas optaron por el teletrabajo para contener el coronavirus, se ha reportado una productividad de 92% y se incrementaron los horarios flexibles para disminuir riesgo en horas pico, entre otros beneficios.
Según la Cámara de Comercio de Bogotá, este es el decálogo para hacer teletrabajo.
1. Muchas de las actividades que realizan sus empleados se pueden desarrollar desde la casa entre ellas:
• Formular y proponer políticas, proyectos, planes y programas
• Coordinar proyectos
• Realizar estudios e investigaciones
• Identificar y establecer contactos
• Efectuar seguimiento de proyectos
• Asesorar
2. Cada empleado debe definir el espacio para el desarrollo de las actividades. Se debe programar una visita con la ARL para que ésta verifique las condiciones del lugar y realice las adecuaciones pertinentes para la comodidad y seguridad del empleado.
3. Defina con su equipo un esquema de seguimiento a las tareas que se van a desarrollar día a día y que van a permitir medir la productividad.
4. Establezca horarios y metas concretas con su equipo. La jornada laboral debe ser de ocho horas, al igual que si estuviera en la oficina.
5. Recuerde a su equipo realizar pausas activas, respetar las horas de las comidas y descanso.
6. Revise que el portátil de sus trabajadores tenga instalado el sistema de comunicación que su empresa ha definido para este fin. Esto le permitirá estar en contacto cuando se requiera.
7. Haga uso de las plataformas de comunicación para hacer reuniones virtuales gratuitas como Google Hangouts, Microsoft Teams o Skype empresarial.
8. Utilice herramientas para compartir y trabajar en línea como Google Drive y Sites, Microsoft Teams y Trello.
9. Para las reuniones recomiende a sus empleados utilizar un parlante que amplifique el sonido si la cantidad de personas que asisten así lo amerita.
10. Recomiende a sus empleados establecer reglas claras con su familia para realizar su trabajo de la manera más efectiva.
LOS CUATRO BENEFICIOS DEL TELETRABAJO
- Calidad de vida: disminuye el estrés al desplazarse de un lugar a otro, mejora los lazos familiares.
- Ahorro: reducción de costos en transporte o de gastos en combustible; tiempo y servicios públicos para su empresa
- Salud: mejoras significativas en la alimentación al consumir productos preparados en sus casas.
- Impacto ambiental: la opción del trabajo sin duda es la mejor opción para cuidar el planeta y reducir la huella de carbono.
TRABAJO FLEXIBLE
Con el propósito de disminuir el riesgo por exposición en horas pico, gran afluencia de personas en los sistemas de transporte y tener una menor concentración de los empleados en las oficinas, se puede establecer turnos de trabajo, con una hora de descanso así:
- 6:00 a.m. a 3:00 p.m.
- 7:00 a.m. a 4:00 p.m.
- 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
- 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
- 10:00 a.m. a 7:00 p.m.
HAGA REUNIONES EFECTIVAS
Lo primero que debe hacer es preguntarse es si es estrictamente necesario realizar la reunión. Si la respuesta es no, no la realice. Si la respuesta es sí, planee adecuadamente, prefiera siempre las reuniones virtuales, y evite las reuniones presenciales.
Antes de iniciar la reunión y al finalizarla invite a todos los participantes a lavarse las manos.
Recuerde: si presenta síntomas de gripe o enfermedades respiratorias y está citado a la reunión, no asista por ningún motivo. Informe esta condición en la invitación de la reunión y si durante ella detecta que alguna persona tiene síntomas de gripa, pídale que se retire.
SIGA ESTAS RECOMENDACIONES
• Incluya máximo 10 participantes.
• Defina y garantice los recursos necesarios.
• Si la reunión es presencial asegure que el espacio permita una distancia de dos metros entre los participantes.
• Si la reunión es virtual prueba la tecnología con anticipación.
• Asegúrate de que las caras sean visibles. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás.
• Evite que la reunión supere los 20 minutos de duración.
• Comparta previamente la información relevante.
• Empiece puntual.
• Recuerde el propósito y agenda.
• Revise los compromisos previos.
• Defina el moderador.
• Mantenga el objetivo, evita desviar la reunión a otros temas.
• Controle el tiempo.
• Facilite la comunicación, usa y promueve el lenguaje positivo.
• Evite distractores como celulares, tablets, laptops, etc.
• Resuma las decisiones y las conclusiones.
• Recuerde los compromisos y sus responsables.
• Finalice a tiempo.
• Comparta el acta.
• Haga seguimiento a los compromisos.
• Convoque a la siguiente reunión, agradezca y concluya el tema.
• Recoja y deposite en la caneca los vasos que hayas utilizado.