La evaluación del desempeño es uno de los procesos organizacionales más importantes, por lo cual las empresas se preocupan por utilizar los métodos más adecuados y eficientes para su realización. Sin embargo, muchas veces se descuida la etapa de retroalimentación, dejando que cada jefe o superior la desarrolle a su manera, sin considerar que el impacto de esta parte es crucial para el éxito de todo el proceso de evaluación. En este post describiremos aquellos aspectos que, tanto la organización en general como los evaluadores en particular deben tener en cuenta al momento de retroalimentar el desempeño para que contribuya a la mejora del mismo y sea una experiencia positiva para los trabajadores.
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Definición e importancia de la retroalimentación del desempeño
La retroalimentación sobre el desempeño es un proceso que implica proporcionar información a los trabajadores acerca de cómo están desarrollando las funciones de su cargo en relación con ciertos estándares u objetivos.
Tiene múltiples propósitos incluyendo orientar a los trabajadores sobre qué están haciendo bien y qué pueden mejorar, ayudar a alcanzar la estrategia organizacional y, en general, contribuir a la eficacia de las personas y la empresa. También ayuda a las organizaciones a comprender por qué ciertas acciones fueron o no efectivas, lo que les brinda una guía para la toma de decisiones en el futuro (Kotiloglu et al., 2019).
Para los empleados, la retroalimentación sobre el desempeño es parte de un proceso de evaluación más amplio sobre su trabajo en función de descripciones de cargo, objetivos operativos y de comportamiento. Esta retroalimentación es esencial para motivar a los empleados y brindarles comentarios constructivos que ayuden en su desarrollo profesional y alineación con los objetivos organizacionales (Fogoroș et al., 2020).
En general, la retroalimentación sobre el desempeño es una herramienta que se utiliza para el desarrollo, la motivación y la alineación estratégica, tanto en contextos individuales como organizacionales.
Factores que inciden en la efectividad de la retroalimentación del desempeño
La efectividad de la retroalimentación sobre el desempeño está influenciada por varios factores, incluidos la credibilidad del proceso, el momento, la frecuencia y la fuente. Veamos los 5 factores más importantes.
1. La credibilidad del proceso
Lo que los trabajadores piensan sobre la forma en que se desarrolla el proceso de la retroalimentación influye en qué tan efectiva y aceptada será. Por ejemplo, si los trabajadores piensan que no es claro cómo se va a hacer, en qué momento o condiciones, tenderá a tener menos aceptación y ser menos efectiva. Las opiniones que tienen los trabajadores sobre el proceso de la retroalimentación hacen referencia a un concepto más amplio denominado clima de la retroalimentación, el cual se define como la percepción compartida de los trabajadores sobre las políticas, prácticas y procedimientos de la empresa, al igual que los comportamientos que espera y refuerza, con respecto a este proceso.
2. El momento
El momento ideal para hacer retroalimentación del desempeño es lo más cercano posible al evento sobre el cual se desea retroalimentar. Esto sucede así porque la persona que recibe la retroalimentación tiene la información sobre la situación más disponible, facilitando conectar su comportamiento con los efectos, tanto positivos como negativos que tuvo y, de esta manera, mejora el aprendizaje y el desempeño futuro. Se debe tener en cuenta, sin embargo, que si una persona se encuentra alterada emocionalmente, es importante brindar primero apoyo emocional y cuando las condiciones estén dadas, realizar la retroalimentación. La retroalimentación retrasada, es decir, con un mayor intervalo entre el comportamiento y el momento de retroalimentar, si bien a veces es necesaria, puede reducir la claridad de la conexión entre el comportamiento y la retroalimentación (Lechermeier et al., 2018).
3. La frecuencia
A la fecha no se ha determinado una frecuencia ideal, lo mejor es garantizar que se proporcione retroalimentación de manera regular y consistente, es decir, manteniendo un estándar de periodicidad y continuidad en el tiempo, haciéndola confiable y predecible, promoviendo así la mejora continua (Drouvelis et al., 2021). También es importante tener en cuenta que una frecuencia muy elevada puede ser perjudicial; hay que darle tiempo a las personas de asimilar y ajustar las cosas que requieran ser modificadas.
4. La fuente
Las características de la persona que proporciona la retroalimentación afectan su recepción y efectividad. Es más probable que la retroalimentación de una fuente creíble y respetada se considere valiosa e influya en el comportamiento del evaluado (Lechermeier et al., 2018). Además, es más efectivo hacer una retroalimentación colaborativa que involucre la perspectiva de diferentes personas, lo que proporciona mayor objetividad y diversidad (Budworth et al., 2017).
5. El contenido y la forma
La retroalimentación es más efectiva cuando es específica, pertinente y se centra en el desempeño del individuo. Diversos estudios muestran que la retroalimentación debe estar directamente relacionada con el rol, las responsabilidades y los objetivos del cargo del evaluado. Proporcionar comentarios claros, detallados y específicos ayuda a los evaluados a comprender qué acciones continuar o cambiar (Pelgrim et al., 2013).
La naturaleza de la retroalimentación, ya sea positiva o negativa (valencia de la retroalimentación), juega un papel crucial. La retroalimentación positiva tiende a aceptarse más fácilmente y puede motivar a las personas reforzando los comportamientos deseados. La retroalimentación negativa, si bien es potencialmente útil para mejorar, debe entregarse con cuidado para evitar la desmotivación o la resistencia. Los líderes deben ser capacitados particularmente acerca de los beneficios asociados a entregar retroalimentación negativa de alta calidad y empática (Young et al., 2017), lo cual significa incorporar comprensión y preocupación por la perspectiva del evaluado.
En este sentido, también es muy importante fomentar la retroalimentación como una conversación bidireccional en la que el evaluado pueda hacer preguntas, pedir aclaraciones y expresar sus puntos de vista, lo cual promueve el compromiso y el entendimiento mutuo. Finalmente, diversos estudios señalan que la retroalimentación es más efectiva cuando se acompaña del establecimiento de objetivos (Sleiman et al., 2020).
Conclusión
Para garantizar que la retroalimentación cumpla con su finalidad de mejorar el desempeño y el bienestar de los trabajadores, debe contemplar los diversos aspectos de contexto, forma y contenido que acabamos de describir. Al considerar estos factores, las organizaciones pueden adaptar sus sistemas de retroalimentación para que sean más efectivos, mejorando así el desempeño y logrando objetivos estratégicos. Dicha adaptación implicará, entre otros aspectos, la formación continua de los líderes en el adecuado relacionamiento con las personas a su cargo al momento de entregar la retroalimentación.
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