Hace poco tuve una conversación con alguien que me dijo "me siento abrumado por todo lo que tengo que hacer".
Mi pregunta fue: "¿qué es lo que tienes que hacer?"
A partir de ahí, nuestra conversación lució así:
Él: Varias cosas
Yo: ¿Qué opinas si hacemos una lista?
Él: Ya tengo una lista
Yo: Qué bueno, ¿en la lista está todo lo que tienes en tu mente?
Él: Sí, la mayoría..
Yo: ¿Podrías abrir el lugar en el que tienes la lista?
Él: Sí, aquí lo tengo
Yo: Excelente, ¿qué tienes en tu mente que no está en tu lista?
Él: Creo que son dos o tres cosas
Yo: Bien, ¿te parece si las incluyes en la lista? Si te parece bien, puedes escribirlas ahora
Él: De acuerdo (escribe tres pendientes adicionales)
Yo: Qué bueno, veo que has escrito tres más. ¿Hay alguna tarea adicional que podríamos agregar, pequeña, mediana o grande?
Él: (lo piensa)
Yo: Tal vez reuniones que estén por venir, correos por responder, llamadas por realizar, coordinaciones por hacer
Él: Uy sí, tengo varias. A ver, las voy a anotar (las escribe)
Yo: Bien, te doy unos minutos adicionales para que puedas recordarlas y escribirlas
Él: (sigue escribiendo)
Yo: Mientras escribes, te doy algunas ideas adicionales: podrías incluir eventos o tareas que no están confirmadas pero podrían darse
Él: (sigue escribiendo)
Yo: También podrías considerar agregar "imprevistos", cosas que "siempre pasan", aun cuando no te gustaría que sucedan
Él: ¿Cómo así?
Yo: Imagina que en el pasado tu jefe te ha pedido que revises un documento a última hora, un pendiente sería "revisar el documento que mi jefe podría pedirme a última hora"
Él: ¿Eso también iría?
Yo: Es recomendable que sí, porque si sucede y no lo has considerado, te moverá la agenda; y, si lo anotas y al final no ocurre, ganaste unas horas
Él: Interesante, de acuerdo, veré que puedo añadir (continúa escribiendo)
Yo: Y ya que estamos añadiendo todo, permíteme hacer tres preguntas: la primera es, ¿tienes algún otro lugar en el que también escribes los pendientes?
Él: Sí, a veces las escribo en unos post-its que tengo por aquí, en mi agenda física y, la verdad, a veces en algún papel que encuentro por ahí
Yo: Sí, es algo que se suele hacer, no es un mal hábito en sí mismo, pero el desafío que genera es que no te permite tener todos los pendientes en un mismo lugar
Él: Me ha pasado que me abrumo porque no tengo un orden, incluso a veces se me pierden los papeles
Yo: Exacto, ¿qué te parece si buscamos centralizar los pendientes? No es otra cosa que pasar la lista de todos los otros lugares a este lugar en el que estás tomando nota
Él: Sí, perfecto (empieza a buscar los otros lugares y a pasar los pendientes)
Yo: Esto que estás haciendo es algo que puedes incluir en tu proceso de planificación, la centralización de pendientes
Él: Gracias. Dijiste tres preguntas, ¿cuál sería la segunda?
Yo: Sí, la segunda pregunta es: ¿dentro de tus pendientes has incluido actividades rutinarias o que ya sabes-recuerdas que harás esta semana?
Él: ¿A qué te refieres?
Yo: Suele pasar que las personas ponen la lista de pendientes cosas "nuevas" pero olvidan las habituales. Por ejemplo, tal vez tú esta semana, al igual que las demás, tienes ciertas reuniones, haces ciertos pagos, supervisas a ciertas personas; son tareas que siempre haces y es fácil olvidar considerarlas
Él: ¿También debo poner esas actividades en mi lista?
Yo: Si son cosas que toman menos de dos minutos y realmente ya son hábitos que haces sin tener que pensar en ellas podrías dejarlas fuera, pero en la mayoría de los casos estas actividades toman parte importante de nuestro tiempo y atención
Él: Es cierto, por ejemplo, yo tengo una reunión con el equipo todos los lunes de dos horas, eso lo incluiría...
Yo: Exacto, es bueno incluirlo porque podrás marcarlo como "completado" cuando lo hagas y no te preguntarás "¿a dónde se fue mi tiempo?", "no he avanzado nada".
Él: De acuerdo (continúa anotando)
Yo: Genial, vas súper bien. Solo no te olvides de respirar mientras escribes
Él: ¡Es cierto! Ya me estaba tensando...
Yo: Nos pasa con frecuencia que, al presentar atención a algo, tensamos el cuerpo y nos olvidamos de respirar; en esos momentos, prueba relajar los hombros y ser consciente de tu respiración
Él: Suena extraño, pero relajé los hombros, respiré y me he relajado un poco
Yo: Me gusta decir que la respiración es un estabilizador emocional, especialmente la parte de la exhalación
Él: Gracias, buen consejo
Yo: Con gusto, ¿última pregunta?
Él: Sí, ¿cuál es?
Yo: ¿Qué hacer con esta lista?, ahora que ya incluye todos (o la mayoría) de los pendientes, ¿qué consideras que sería importante que hagas con ella?
Él: Bueno, ser disciplinado y cumplir todo lo que está aquí
Yo: Desear ser disciplinado es un buen objetivo y, cumplir todo, es un anhelo entendible. Sin embargo, ambos son resultados finales de un proceso complejo que involucra diversas variables, ¿te parece si te brindo algunos primeros hitos en los cuales sería más recomendable enfocarse primero?
Él: Claro, ¿cuáles serían esos hitos?
Yo: Lo primero es reconocer tu progreso. Sé que este es el inicio de una mejora en tu nivel de organización, pero ya has dado un paso importante y esa es una victoria. Suena simple, pero reconocerla como tal es el primer hito
Él: Es que como ya hice eso, ahora mi mente se enfoca en lo que me falta hacer
Yo: Sí, te entiendo, eres una persona que desea crecer y es normal que busques más. Hay dos caminos para buscar más: (1) mirar con ansiedad todo lo que nos falta o (2) mirar con alegría lo que ya logramos, ver con gratitud lo que tenemos y buscar con entusiasmo lo que queremos
Él: Me pasa eso, que a veces caigo en solo ver lo que no terminé, lo que no hice bien y, claro, lo que aún no tengo
Yo: Probablemente, sea algo en lo que vuelvas a "caer", lo importante es que cuando eso suceda te hagas esta pregunta "¿qué sí hice bien hoy?". Al inicio no será fácil ver la respuesta, pero si te das unos minutos, tus victorias empezarán a parecer en tu mente
Él: Entiendo, gracias, definitivamente darme cuenta de esto ya es una victoria
Yo: Coincido contigo.
Él: ¿Qué otro hito debo considerar?
Yo: Sí, los siguientes hitos son: (1) usar esta lista como referencia para la acción, esto quiere decir que es importante que tengas esta lista en un lugar visible, no cierres la ventana - por ejemplo; y cuando pienses en qué debes hacer ahora, puedes revisar la lista (2) puedes anotar en la lista los nuevos pendientes que surjan, de preferencia, escríbelos en el momento exacto en el que aparezcan, ya sea durante una reunión, en una llamada, un email que abres o un pensamiento que aparece (3) por supuesto, puedes marcar de alguna forma los pendientes completados; si avanzas un porcentaje de una tarea, pero no está lista, puedes dividirla en tareas más pequeñas, por ejemplo en lugar de poner "llamar a contactos", puedes dividirla la tarea en "llamar a contacto 1", "llamar a contacto 2", "llamar a contacto 3" y así sucesivamente; de esa forma puedes dar "check" a la actividad que ya realizaste.
Él: Me hace sentido, gracias, lo tendré en cuenta
Yo: Genial, es bueno escuchar. Y, un último consejo, sé paciente contigo mismo. Esto es un proceso que tendrá sus altos y bajos, como todo en la vida.
Él: Suelo ser muy exigente conmigo mismo, trataré de recordarlo
Yo: Tal vez podría ser un pendiente más en la lista...
Él: (Sonríe)
Espero que este extracto de nuestra conversación te haya aportado algunas ideas para organizar mejor tus pendientes y evitar abrumarte.
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