Ayudo a agencias a productizar sus servicios, diseñar procesos de venta que puedan delegar y escalar para ser rentables de verdad
La mayoría de los problemas que encontrarás en un negocio son "problemas de personas".
Retener a los clientes es un problema de personas.
Conseguir más clientes es un problema de personas.
Ser feliz en el trabajo es un problema de personas.
Como lo es construir tu propio equipo de estrellas del rock, que se lo digan a todos esos grupos buenísimos que no llegan a nada por eso...por las personas.
Pero siempre estará rondando en tu cabeza esta pregunta…
"¿Cómo puedo crecer siendo rentable?"
Gran parte de esa pregunta se responde con lo siguiente.
Cómo averiguar qué hay que delegar
La mejor manera de saber qué delegar es hacer una exhaustiva auditoría del tiempo.
El objetivo de esta auditoría de tiempo es averiguar dónde está tu cuello de botella, externalizar la solución y liberarte para dedicar más tiempo a las tareas que te gustan.
Normalmente, eso significa externalizar primero la prestación de servicios.
Si quieres ser capaz de escalar, tienes que quitarte de encima la prestación de servicios para poder dedicar tiempo a hacer crecer el negocio.
¿Pero qué significa "prestación de servicios"?
Necesitas tener una visión superdetallada de las tareas que realizas a diario, para saber exactamente qué debes delegar.
Existe la creencia común de que los responsables deben ocuparse de cuestiones como:
"¿Cómo consigo que mis anuncios funcionen?"
"¿Cómo puedo vender más?"
Cuando en realidad, la mayoría con los que hablo me preguntan
"¿Cómo invierto/distribuyo mi tiempo adecuadamente?"
Y eso es exactamente lo que este ejercicio te va a ayudar a conseguir.
Al auditar tu tiempo, obtendrás una imagen clara de lo que haces, tanto de las tareas importantes como de las no tan importantes.
Conociendo tu papel, podrás sustituirte y despedirte mucho más fácilmente.
Aquí tienes el ejercicio.
Cómo auditar tu tiempo
Este es un proceso muy sencillo. No lo he inventado yo, pero lo he modificado a lo largo de los años.
1. Saca un papel y un bolígrafo.
2. Escribe una lista de todas las tareas o actividades que realizas semanalmente en tu negocio.
Esto podría incluir hablar con los clientes, hacer llamadas de ventas, escribir contenido, grabar vídeos promocionales o de contenido, promociones, planificación, revisar los correos, leer libros, ver información educativa para mejorar tu negocio, ir al gimnasio... todo este tipo de cosas.
Y si no te acuerdas, tómate una semana y anota todo (y nos referimos a todo) lo que haces, y luego haz este ejercicio una vez terminada la semana.
3. Una vez que hayas anotado cada una de las tareas, pon un signo de $ junto a cada una de las tareas que aportan ingresos directamente. Queremos rastrear realmente lo que mueve nuestro negocio.
4. Separa todas las actividades con signos de $ de las que no tienen signos de $.
Básicamente, estamos separando las tareas "monetarias" de las "no monetarias".
Para ello, coge un nuevo papel y dibuja una línea en el centro.
A la izquierda, en la parte superior, escribe "sin dinero".
A la derecha, en la parte superior, escribe "dinero".
Ahora, coge todas las tareas con signos de $, ponlas en el lado derecho del papel, y las que no tienen signo de $, ponlas en el lado izquierdo.
5. Mira cada tarea en el lado "Sin dinero" de la hoja, y pregúntate "¿Es algo que puedo eliminar por completo?
Por ejemplo, ¿necesito consultar Instagram durante dos horas al día? ¿O puedo delegar esto en alguien de inmediato?
Así que echa un vistazo a cada actividad del lado izquierdo (Sin Dinero), y escribe "E" si puedes eliminarla por completo, es decir, si no aporta nada a tu negocio... y asegúrate de ser honesto aquí. Escribe "D" para delegar, "O" para externalizar (y siempre hay cosas que puedes externalizar).
Cosas como el trabajo de los clientes, por ejemplo.
Por último, escribe una "S" junto a algo si es absolutamente necesario que lo hagas tú mismo.
Y la "S" sólo significa programarlo, pero ten en cuenta que quieres dedicar sólo el mínimo de tiempo a estas cosas, ya que están en el lado de "No hay dinero" de la línea.
6. Ahora mira el lado "Dinero" de la lista.
Lo siguiente que debes hacer es volver a repasarla y marcar las cosas que te aportan MUCHO dinero. Así que lo que queremos hacer es elaborar una nueva lista que separe las tareas que aportan mucho dinero de las que aportan poco (lo sé, es un término muy supertécnico).
Un ejemplo de dinero grande vs. pequeño es una llamada de ventas vs. un correo electrónico. Cerrar a alguien en una llamada de ventas va a suponer, obviamente, mucho dinero.
Las llamadas de ventas son la tarea con mayores ingresos por hora.
Algo pequeño podría ser escribir un correo electrónico, o publicar contenido. Algo así.
El objetivo de este ejercicio es afinar y centrar tu tiempo en las tareas que dan mucho dinero, mientras subcontratas, delegas o eliminas el resto.
Un gran ejemplo es la redacción de textos publicitarios.
El acto de redactar en sí mismo te hará ganar dinero. Pero es más rentable por hora (más dinero) planificar el texto y las promociones que escribir el texto.
Es más rentable planificarlo y contratar a alguien para que lo escriba por ti.
Pero, como te darás cuenta, no queremos eliminar nada que nos aporte dinero, por razones obvias.
Este es el último paso:
Toma estas listas, y planifica tu tiempo para que sólo hagas las actividades de mayor ROI.
Lo que realmente quieres es intentar programar tu semana de trabajo para dar prioridad a las cosas que aportan mucho dinero primero, antes de decidir cuántas horas vamos a dedicar a estas tareas cada día/semana.
La idea es empezar programando primero las cosas que te aportan mayor rendimiento.
Lo que quede después de haber llenado tu agenda, debe ser delegado siempre que el "precio/hora" de la "delegación" sea rentable para ti.
Luego, una vez que hayas terminado con las actividades que te aportan mucho dinero, haz lo mismo con las que te aportan poco.
Y finalmente, da la última prioridad a las cosas que no aportan dinero.
Ahora bien, algunas cosas que no aportan dinero todavía las tienes que hacer tú.
Ya sea porque no puedes permitirte delegar, o subcontratar, o porque son esenciales (como ir al gimnasio o hacer vídeos con tu "cara", eso a día de hoy es dificil delagarlo).
Incluso leer artículos como éste, ver vídeos de entrenamiento, etc., puede que no contribuya directamente a un ROI inmediato, pero estas cosas son importantes.
Es mejor que inviertas tu tiempo en las cosas que te aportan el mayor rendimiento de tu tiempo.
Para mi negocio, eso significa centrarse en la estrategia de alto nivel, en el marketing, en la planificación de promociones, en la creación de nuevas ofertas, etc.
En otras palabras, si dedicas tu tiempo a generar negocio o a planificar nuevas formas de generarlo, estarás mucho más adelantado.
Ese era en parte el objetivo de este ejercicio.
Averiguar realmente lo que está vinculado a los ingresos, para que puedas averiguar cuáles son tus tareas con mayores ingresos por hora.
La mayoría de la gente realmente no tiene ni idea de cómo emplear su tiempo de forma eficiente (o rentable).
No tienen una visión clara, y no saben qué hacer para alcanzar sus objetivos.
Ya sea por no saber qué hacer, o simplemente por un enorme bloqueo mental... la mayoría de la gente lucha con estas cosas.
Y cuando empiezas a pensar estratégicamente en estas cosas...
Así que lo que descubrimos es que nuestros ingresos están más limitados por nosotros mismos: nuestros miedos, dudas e inseguridades.
Gran parte de ello son inseguridades en torno a cosas como "Debo ser la única persona de mi negocio que puede hacer estas tareas. No puedo contratar a nadie más".
No son las tácticas ni las estrategias las que nos frenan.
Así que en este punto, tienes que elegir. ¿Quieres tener el control de tu negocio, o eres feliz dejando que te controle a ti?
El mejor lugar para empezar es con tu visión y tu tiempo haciendo lo que acabamos de hacer.
Espero que esto te haya ayudado o como mínimo, te haya hecho pensar de cómo distribuyes tu tiempo.