Para muchas personas el teletrabajo ha venido para quedarse, repasamos los ladrones de tiempo más frecuentes y algunas recomendaciones para librarse de ellos.
Los ladrones de tiempo son pequeñas costumbres o interrupciones externas que nos llevan directa o indirectamente a perder tiempo.
Piensa por ejemplo, en la pérdida de concentración que experimentas cuando te entra una llamada en mitad de una tarea importante; en esa conversación con alguien que no lleva a ninguna parte, pero que no puedes evitar; o, más concretamente ahora con el teletrabajo, en esa tarea del hogar de la que te acuerdas en mitad de una reunión y que, además de evitar que escuches a tu jefa, te saca de tu “ambiente laboral” para meterte en un bucle de actividades que no deberías estar haciendo en ese momento.
Así son los ladrones de tiempo, muchos de ellos disfrazados de “multitasking” o “productividad”. No te dejes engañar, analiza bien tu gestión del tiempo, a veces hacemos cosas que creemos resultan beneficiosas y, en realidad, son contraproducentes.
Teletrabajo: ¿beneficia o perjudica la gestión del tiempo?
Que el teletrabajo mejora o empeora nuestra gestión del tiempo a nivel laboral es algo muy personal. Tan personal y tan específico como que conozco personas de ambos lados cuyas razones son lógicas y fáciles de entender. La experiencia ha sido muy diferente para cada uno de nosotros y, por tanto, las conclusiones vertidas son muy distintas entre sí.
La verdad es que para muchos esta oportunidad de trabajar desde casa ha abierto un nuevo horizonte en su relación con el trabajo, ahorro de tiempo en los trayectos, ahorro en transporte, gente que no puede aparecer en tu mesa a hablarte de cualquier cosa… ¡Todo ventajas!
Pero también hay quién no termina de encontrarse a gusto en el mismo ambiente todo el día, quien no tiene las condiciones adecuadas (escritorio, iluminación, aislamiento…), quien echa de menos a sus compañeros, etc. Por no hablar del reto que ha supuesto para muchas familias compaginar el teletrabajo con el cuidado de los hijos, un auténtico problema para algunas personas.
No creo que sea posible determinar si trabajar desde casa mejora o no la gestión del tiempo en general, pero sí es posible hacer dos preguntas que te ayuden a saber si es mejor o peor para ti:
¿Si sacas de la ecuación todas las dificultades derivadas de la pandemia, cómo es tu experiencia con el teletrabajo? ¿Y cómo sería tu gestión del tiempo en condiciones normales?
Desde mi punto de vista, un teletrabajo bien llevado podría mejorar notablemente la gestión del tiempo y resultar más saludable física y mentalmente para el trabajador, siempre y cuando se cumplan unas condiciones particulares.
Si quieres leer más sobre esto, te recomiendo mucho echarle un ojo a mi post “Teletrabajo: aceptación, adaptación y recomendaciones”, es largo, pero si es tu situación en este momento o prevés que lo vaya a ser, podría resultarte muy útil en muchos aspectos.
Allí vas a encontrar las ventajas del teletrabajo, un repaso del proceso de adaptación, recomendaciones generales, introducción a los riesgos laborales y alguna otra información que podría ser de tu interés. Pero, volviendo al tema, ¿cómo has llevado o llevas tú el teletrabajo?
Ladrones de tiempo en el trabajo desde casa
Vamos a obviar las condiciones a las que nos hemos enfrentado durante la pandemia, esas que te he pedido sacar de la ecuación. Vamos a suponer que los niños están en el colegio y que tú puedes ir a hacer la compra como lo hacías habitualmente, y no un miércoles por la mañana porque es el único momento en el que no hay una cola de tres días para entrar al supermercado.
Imagina como sería teletrabajar si trabajases en condiciones “normales”. ¿Qué ladrones de tiempo pueden aparecer?
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Reuniones muy largas y muy mal preparadas
Las reuniones son el punto débil de muchísimas empresas. No se preparan, no se va al grano y no se mide bien el tiempo necesario. Hace poco leí en “Joy at work” de Marie Kondo y Scott Sonenshein que el coste anual de las reuniones improductivas asciende a 399 billones de dólares. Has leído bien, billones.
En lo que al teletrabajo se refiere, se alargan inútilmente tratando de conversar con alguien sobre algo; se convocan para hacer seguimientos carentes de sentido; participan muchas más personas de las necesarias; y un sinfín de errores fácilmente apreciables que podrían resolverse si todos pusiéramos de nuestra parte.
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Teléfono
Sí, trabajando desde casa estamos evitando estar disponibles en nuestra mesa o se evita también que llamen a la puerta de nuestro despacho mil veces, pero el teléfono es un canal de comunicación y para muchas personas está suponiendo un infierno.
Para evitar que se convierta en el ladrón de tiempo número uno puedes seguir una serie de recomendaciones:
Bloquearte unas horas en las que no atenderás el teléfono, por ejemplo la primera hora de la mañana y la primera hora después de comer.
Atender siempre y cuando tengas los datos a mano, si no conoces la información di que llamarás más tarde.
Trata de ser breve y de poner límites a la duración de cada llamada. Sí, con amabilidad, pero siendo asertivos.
3/5
Emails entrando hasta el infinito y más allá
¿Cómo te relacionas con tu bandeja de correo? ¿Eres de las que abren en el momento cada email que les llega? ¿O de las que no salen de su tarea actual aunque el correo esté echando humo?
Seamos realistas. Hay muchos días en los que, si abrimos todos los correos en el momento en que llegan, simplemente no hacemos nada más que abrir correos. Y no puede ser.
Orden, carpetas para pendientes urgentes y para pendientes no urgentes. Si tienes un trabajo muy mecánico, prepara modelos de respuesta y tenlo todo muy ordenado.
Establece límites, el correo electrónico puede ser un ladrón de tiempo muy incisivo.
4/5
Entorno
Hemos acordado que íbamos a suponer que no están los niños en casa, pero es que un entorno adecuado es mucho más que un entorno libre de niños.
Es un ambiente ordenado, fresco, minimalista, cómodo, con buena luz, con el apoyo adecuado en los pies y la pantalla a la altura de la vista.
Es un ambiente sin ruidos molestos, con hilo musical o sin él, en una zona agradable y libre de tazas, carpetas, cuadernos, cables, etc.
5/5
¿WhatsApp y redes sociales ahora que no te ve nadie?
Estar con el móvil en la mano todo el día cuando estás en la oficina se ve mal, pero casa nadie te ve, ¿no?
Dime, ¿ya te has dado cuenta de lo increíblemente fácil que es caer en la adicción a las redes sociales? ¿Tú también te sorprendes viendo Instagram sin haberte dado cuenta de cuándo has cogido el teléfono? A mí me ha pasado y no es agradable, es una pérdida total del “control” sobre uno mismo.
Te animo desde hoy mismo a hacer el ejercicio de notar cómo es tu relación con el móvil, dónde lo dejas cuando estás trabajando, dónde se carga por la noche, cuántas veces revisas las notificaciones, etc. Un poquito más lejos, un poquito menos de tiempo. Tu cuello, ojos, antebrazos y tiempo te lo agradecerán.
En resumen
La gestión del tiempo puede mejorar infinitamente cuando la opción es teletrabajar, pero la experiencia de todos no es la misma y debemos atender a cada caso particular.
Preguntas como ¿cómo lo estoy llevando? ¿Con qué pierdo más tiempo? ¿Cómo lo llevaría en condiciones normales? Pueden ayudarte en el análisis de tu relación con el teletrabajo.
Los ladrones de tiempo son pequeñas costumbres o interrupciones externas que nos roban tiempo y concentración, suelen estar ocultos, pero muchos de ellos no son difíciles de solucionar.