Si siente que el tiempo se le pasa muy rápido y el trabajo se acumula, quizás no está usando las herramientas adecuadas para ser productivo.
Si bien es cierto que la productividad depende de la voluntad de cada trabajador, existen estrategias que pueden darnos el impulso que necesitamos, ayudarnos a ahorrar energía y a enfocarnos en lo esencial. El rendimiento laboral tiene dos pilares clave: la organización y el manejo del tiempo, los cuales son vitales para coordinar las labores, la técnica de ‘Time Blocking’ entiende la importancia de estos y está diseñada para lograr mejores niveles de atención.
El concepto de ‘Time Blocking’ es muy simple, consiste en dividir el tiempo en bloques y que cada uno de estos tenga asignado una tarea específica. La principal ventaja de este método es descubrir cómo se está usando el tiempo, encontrar cuáles son los puntos más productivos e improductivos, ver en qué momentos somos más propensos a recibir una interrupción.
”El ‘Time Blocking’ es una buena estrategia para dedicar un tiempo específico a cada tarea y que se recomienda evacuar cada una en el tiempo pensado, para luego tomarse una pequeña recompensa consistente en una pausa activa o en algún pequeño gusto, sea comer algo, tomar un vaso de agua, caminar un poco, etc.”, asegura Yasmin Tabares, gerente de gestión humana de ManpowerGroup
Es común que al comenzar el día llenemos con entusiasmo una lista de las cosas a realizar, las anotamos porque queremos tener control sobre estas y así evitar estar preocupados intentando recordar qué falta por hacer. El problema es que al tomar nota, nunca consideramos el tiempo que cada tarea demanda, o por decirlo de otra forma: nuestro optimismo tiende a subestimar el tiempo que requieren ciertas actividades, por lo que terminamos retrasándonos y muchas cosas quedan incompletas.
De hecho, un estudio realizado por el blog ‘I Done This’, encontró que el 41% de las actividades que están escritas en una lista de cosas por hacer quedan incompletas, lo cual puede ponernos intranquilos aumentando así los niveles de estrés. Organizar el tiempo por bloques ayuda a focalizar más precisamente las tareas, ya que es un ejercicio honesto donde las actividades se programan de acuerdo con la capacidad y tiempo de la persona.
“Esto funciona porque permite programar trabajo para momentos apropiados, agrupar tareas pequeñas y dejar lo complicado para cuando se tiene más disposición. La otra ventaja es que brinda información más precisa sobre el tiempo libre que se tiene y de cuánto toma realizar algunas tareas“, dice en Fast Company, Cal Newport, profesor de la Universidad de Georgetown y autor de libros de productividad.
Para que el ‘Time Blocking’ funcione, usted necesita que su energía y cantidad de tareas fluyan, para esto debe conocer sus ciclos de trabajo, saber en qué momentos del día es más productivo y en qué otros es más propenso a recibir interrupciones.
“Uno de los objetivos principales de organizar nuestro tiempo en bloques focalizados es evitar la procrastinación, que es la tendencia a dejar sistemáticamente las cosas para mañana. Es muy satisfactorio trabajar en los temas importantes y sentir al final del día, nos estamos acercando a la meta con cada acción que realizamos. Lo contrario a esto, es irnos a la cama con la sensación de no avanzar”, afirma Patricia Vargas, gerente de Right Management.
Por ejemplo, si en horas de la tarde, justo después de almuerzo, suele sentirse cansado y dormido, no dedique esos momentos a tareas que requieren mucha concentración. En su lugar puede dedicarse a hacer una tarea mecánica, organizar documentos, enviar emails, hacer llamadas, o cualquier otra que no demande mucho esfuerzo mental pero que de cualquier forma deba hacer.
Recomendaciones para que este método funcione
*Programe 30 minutos extra entre los bloques, le servirán en caso de que la tarea demande más tiempo del que pensó, o por si la cantidad de distracciones fueron más de lo normal. Si termina antes, tiene algunos minutos para tomarse un descanso y continuar con la siguiente labor.
*Las interrupciones siempre van a aparecer, pero aunque es imposible eliminarlas, sí es posible reducirlas. Intente cosas como desactivar las notificaciones de su celular, o apague su teléfono por un rato, dedique toda su atención a las tareas que necesita llevar a cabo.
“La gran dificultad que hay para practicar el ‘Time Blocking’ es la permanente interrupción de la concentración que la mayoría recibimos por llamadas, personas que llegan, etc, y que en muchos casos son inevitables. Bloquear el tiempo significa aislarse por un rato y las necesidades de los subalternos, colegas y jefes van y vienen continuamente, así que es más fácil aplicarlo en gerencias de primera línea que en trabajos que exigen cercanía con muchas otras personas”, dice Tabares.
*Aunque es bueno aferrarse a una rutina, es necesario poder adaptarse a cualquier cambio. Por eso haga las cosas flexibles, ya que de acuerdo con las diferentes circunstancias que trae cada día, es posible que en ocasiones requiera hacer un cambio de planes.
*Identifique sus prioridades, organice sus actividades de acuerdo con la importancia.
*Puede usar un cronómetro para calcular sus ciclos de atención, intente ponerse metas y que el tiempo en que dure concentrado sea cada vez mayor.
*Tenga en cuenta todas sus labores, es importante que en la planificación organice actividades como leer correos, llenar solicitudes y otras, que aunque parezcan simples pueden ocupar tiempo valioso. También es importante que programe pequeños breaks o tiempo para darle un respiro a su mente.
*Al finalizar el día, evalúe qué aprendió y reenfóquese. Es una actividad importante que ayuda a encuadrar nuevamente su atención a los temas importantes.