Cuando hablamos de productividad, todos debemos enfrentar el mismo reto: tenemos tan solo 24 horas cada día.
Todos tenemos el mismo tiempo. Las mismas horas. Sin embargo pareciera que hay personas que son capaces de “duplicar” su tiempo; su impresionante habilidad para hacer más cosas que el resto, sin importar que tan ocupados estén, hace que sus objetivos sean alcanzados sin considerar la posibilidad de fracasar.
Todos queremos tener una mejor vida, y en definitiva, no hay mejor manera de lograr esto que encontrando formas de hacer más cosas en el limitado tiempo que nos han dado. Siendo más productivos.
Ese sentimiento de haber tenido un día productivo en tu oficina no tiene comparación.
Con una metodología adecuada puedes lograr esto todos los días. Esto no significa que debas trabajar más horas, o que tengas que presionarte más. Significa que debes trabajar de una manera mucho más inteligente.
Las personas que son sumamente productivas entienden esto. En su día a día, ellos implementan tácticas que los hace más eficientes y al final mucho más productivos, lo que les permite sacar el máximo provecho de cada minuto que tienen sin tener que sacrificarse para lograrlo.
1. Ellos nunca tocan dos veces la misma cosa
Las personas extremadamente productivas nunca ponen sus actividades en “modo espera”, porque saben que revisar dos veces lo misma actividad es una pérdida de tiempo.
No guardes un correo, un mensaje o una llamada para después. A medida que va llegando algo nuevo y te llama la atención, actúa inmediatamente en él: hazlo, delégalo o elimínalo.
2. Ellos preparan el día de mañana antes de salir de salir de su oficina
Las personas productivas terminan su día preparándose para el siguiente. Esta práctica tiene dos finalidades: te ayuda a consolidar lo que lograste el día de hoy, y te asegura que tendrás un día productivo mañana. Esto solo te tomará unos minutos y es una grandiosa forma de terminar tu día.
3. Hacen lo más aburridor y difícil primero
Hacer lo más aburridor es el antídoto perfecto para evitar la procrastinación. Y esta es la manera como las personas extremadamente productivas comienzan sus días.
En otras palabras, ellos hacen lo actividad más aburridora y difícil cuando tienen toda la energía y disposición. Luego de esto, ya están preparados para enfrentar aquello que más les gusta y apasiona, y que no requiere tanto esfuerzo mental.
4. Enfrentan el dilema de lo “urgente”
El dilema de lo urgente se refiere a todas esas pequeñas cosas que tienes que hacer primero para poder dedicarte a lo realmente importante. Esto se convierte en un problema ya que estas pequeñas cosas urgentes tienen un muy poco impacto y te quitan la oportunidad de enfocarte en lo que realmente agrega valor
Cuando te dejas dominar por el dilema de lo urgente, puedes quedarte días, e incluso semanas, sin tocar aquellos asuntos que son importantes. Las personas extremadamente productivas saben identificar cuando este tipo de actividades los están alejando de sus objetivos, y son capaces de ignorarlas o delegarlas para poder enfocarse en lo importante.
5. Ellos saben apegarse al cronograma durante una reunión
No existe ninguna otra actividad que te haga perder más tiempo que las reuniones. Las personas productivas saben que una reunión durará todo el día si ellos lo permiten, así que para evitarlo, ellos informan a los demás del cronograma de la reunión y los puntos a discutir.
Tener esta claridad invita a todos los asistentes a ser más eficientes y estar enfocados 100% en ella.
6. Ellos saben decir no
No es una palabra poderosa que las personas extremadamente productivas no sienten miedo de utilizar. Cuando llega el momento de decirla, ellos no se escudan con frases como “no estoy seguro” o “no creo que pueda”. Decir no a compromisos nuevos, te compromete aun más con los que ya tienes y te da la oportunidad de completarlos.
Aprende a decir no, no solo aumentará tu estado de ánimo, sino tu productividad. Comparte en Twitter
De acuerdo a una investigación de la Universidad de California mostró que entre más se te dificulte decir no, es más probable que experimentes estrés, cansancio y hasta depresión.
7. Revisan su correos únicamente a ciertas horas programadas
Las personas extremadamente productivas no permiten que sus correos interrumpan constantemente. Además de revisarlos únicamente a ciertas horas, aprovechan las nuevas herramientas para enfocarse en ciertos remitentes. Ellos activan alertas que los notifican de correos de sus mejores vendedores o clientes, y el resto los dejan para después.
8. Ellos, definitivamente, no hacen varias cosas al mismo tiempo
Las personas extremadamente productivas entienden muy bien que lo único que consigues al hacer varias cosas al mismo tiempo es matar la productividad. Una investigación conducida por la Universidad de Stanford encontró que es mucho más productivo hacer una sola actividad que intentar hacer varias al tiempo.
Los investigadores encontraron que las personas que regularmente están siendo bombardeadas por diferentes medios de comunicación e información, suelen no prestar atención, no son capaces de concentrarse, o cambiar de un trabajo a otro como lo harían aquellos que completan una sola actividad al tiempo.
Bueno, ¿y qué pasa cuando sientes que eres bueno haciendo varias cosas al mismo tiempo?
Debes entender que hacerlo reduce tu eficiencia y rendimiento, y la razón por la cual esto sucede es que tu cerebro solo logra concentrarse en una cosa al tiempo. Entonces cuando intentas hacer dos o más actividades al tiempo, tu cerebro no tendrá la capacidad de rendir en ambas de forma exitosa.
9. Ellos desaparecen por un tiempo
Cuando necesites un tiempo para ti, no tengas miedo de “desaparecer” por un tiempo. Dale tu número a una persona cercana en caso de una emergencia, y deja que él/ella sea tu filtro. Todo tiene que pasar por esta persona, así que si no lo considera importante, este mensaje tendrá que esperar.
Tener un tiempo para ti es una buena estrategia para cuando debes completar proyectos importantes.
10. Ellos delegan
Las personas extremadamente productivas aceptan el hecho de que ellos no son los únicos inteligentes y talentosos en su organización. Ellos confían en personas para que hagan parte de su trabajo, así ellos podrán enfocarse en lo importante.
11. Ellos ponen a trabajar a la tecnología para ellos:
Si bien la tecnología puede representar un gran fuente de distracción, esta también puede trabajar para ti. Es por esto que las personas extremadamente productivas la utilizan para estar más enfocados y así ser más eficientes. Aplicaciones como IFTT, que te permiten “estandarizar” procesos.
Por ejemplo, tú podrías configurar una IFTT para que cada vez que una acción alcance cierto precio, se envíe automáticamente un correo a un cliente informándole acerca de esto. Esto te evita tener que estar revisando tu celular constantemente. Existen muchísimas otras recetas que podrías utilizar que facilitarán tu vida.