Cuando las personas piensan en organizarse en mejor, lo primero que se les viene a la mente es tener una agenda con su lista de pendientes.
O, si utilizan la tecnología, se enfocan en herramientas como Trello, Notion y/o Google Calendar.
Todas pueden llegar a ser muy útiles, especialmente para la gestión de actividades.
Sin embargo, la organización personal va mucho más allá de ordenar y hacer seguimiento a los pendientes.
Una forma práctica de notarlo es utilizar la analogía de hacer una maleta para un viaje.
La pila de ropa son tus pendientes y doblarlas, y tratar de acomodarlas en tu maleta representa tu intento de organizar las tareas en tu agenda.
Cuando no entran en la maleta, sientes que no te alcance el tiempo. Ya sea porque hay mucha ropa o porque percibes que la maleta es muy pequeña.
La combinación de necesitar acomodar la maleta cuanto antes, junto con la frustración de sentir que no es posible, puede ser abrumadora.
Afortunadamente, organizarnos de manera efectiva involucra mucho más que la gestión de tareas.
Los cuatro niveles de organización
Específicamente, involucra cuatro niveles: emocional, estratégico, funcional y comunicacional.
Veamos cada uno de ellos:
El emocional se relaciona a tu nivel de satisfacción, calma y motivación al hacer las cosas. Responde a preguntas como ¿qué tan satisfecho(a) me siento sobre mi progreso?, ¿qué tanto impacto la ansiedad en mi toma de decisiones? ¿Cómo gestiono la incertidumbre, la frustración y la impulsividad?
El estratégico tiene que ver con la capacidad para decir que "no" a ciertos objetivos, para poder decirle que "sí" a lo que más te importa. Responde a preguntas como ¿cuáles son los objetivos más importantes en cada área de mi vida? ¿Qué objetivos, proyectos o actividades debo eliminar o aplazar?
El funcional está relacionado con la gestión eficiente de las actividades relevantes para el logro de tus metas. Responde a preguntas como ¿con cuánto tiempo dispongo?, ¿cuáles son las actividades pendientes?, ¿qué recursos requiero para cumplirlos? ¿Cuánto tiempo toman?, ¿qué día y/o a qué hora es mejor hacerlas?
El comunicacional tiene que ver con la habilidad para alinear a tu entorno hacia las prioridades que has establecido. Responde a preguntas como ¿qué proyectos puedo delegar?, ¿qué soporte puedo pedir a mi entorno para incrementar la probabilidad de éxito? ¿Qué límites debo poner para evitar desenfocarme?
Como puedes ver, en cada nivel existen herramientas que puedes utilizar para mejorar tu organización.
Por esa razón, cuando sientas que el tiempo no te alcanza, no solo te enfoques en ordenar mejor tus tareas.
Plantéate también:
Manejar mejor tus emociones, priorizar de forma más estratégica tus objetivos y utilizar la comunicación como instrumento de influencia para lograr tus metas.
Regresando a nuestra analogía de "hacer la maleta", podemos decir que la organización del tiempo no solo involucra "acomodar la ropa".
También tiene que ver con cuestionarte:
¿A dónde estoy viajando?, ¿qué quiero conseguir en ese viaje?, ¿este es el mejor momento para viajar?, ¿cómo puedo disfrutarlo más?
¿Me conviene conseguir una maleta más grande, llevar menos cosas, doblar de manera más eficiente la ropa o un combinación de todas?
¿Cuánto tiempo me tomará hacer la maleta?, ¿cuándo es el mejor momento para hacerlo?, ¿hay alguien con quién debo coordinarlo?
Cuando abordas la organización desde una mirada integral como esta, puedes tener un viaje más productivo y satisfactorio.
No solo a un destino en específico, sino, a lo largo de tu vida.
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