Cuando converso con profesionales sobre los desafíos en la manera en que organizan su día, suelen comentarme alguna de estas frases:
"Cuando despierto, sin importar qué hora sea, siento que ya estoy tarde".
"Tengo tanto que hacer que no sé por dónde empezar".
"Termino el día y siento que no he avanzado lo suficiente".
¿Te ha pasado algo similar alguna vez? En mi caso, atravesé este tipo de situaciones durante muchos años.
Hasta que empecé a planificar mi día considerando algunos elementos que estaba perdiendo de vista. Claro, no fue sencillo.
Y, por supuesto, fue un proceso que me tomó tiempo poder implementar. Sin embargo, me gustaría compartirlo contigo para que puedas considerarlo.
Antes de ver el proceso, me gustaría dar una recomendación importante:
¿Qué hacer cuando sentimos que el tiempo nos gana?
Cuando sentimos que no tenemos tiempo pasan tres cosas: nos abrumamos, la claridad se disipa y la confusión se incrementa.
En esos momentos puede ser complejo "sentarnos a planificar", pues sentimos que el tiempo "nos está ganando".
El desafío es que, desde ese estado emocional, es probable que tomemos decisiones impulsivas, lo cual podría continuar generando desequilibrio.
Por esa razón, es importante recuperar la calma, al menos parcialmente.
Sabrás que la has obtenido de regreso porque tienes la sensación de que estás a tiempo:
Que estás en donde debes estar, haciendo lo que debes hacer. Ni más ni menos. ¿Qué te puedo ayudar a conseguirlo?
Reconocer tus logros del día anterior.
Empezar el día reconociendo lo que ya hiciste, lo que hiciste bien o lo que lograste, te ayuda a apreciar tu progreso.
Al reconocer tus victorias, ya sean grandes o pequeñas, puedes notar que sí has avanzado. Esto reduce la ansiedad, incrementa la claridad y te calma.
Te invito a hacer este ejercicio antes de planificar y notarás la diferencia.
Cómo planificar tu día efectivamente
Dicho eso, ahora sí, estos son los pasos que puedes seguir para planificar tu día.
Abre las notas, la agenda o el calendario que usas regularmente: trata de planificar cada día en el mismo "lugar". Evita crear una nueva nota o tomar una nueva hoja cada día, pues se suelen perder. Mejor, centraliza tus pendientes. Será un buen hábito.
Identifica los compromisos asumidos: es común creer que un nuevo día significa que está cien por ciento libre. Lo cierto es que ya hay actividades programadas, ya sea a nivel personal o profesional. Es crucial que reconozcas el tiempo que te tomarán para saber tu disponibilidad.
Haz una lista de todos los pendientes adicionales: escribe todas las tareas que tengas en mente. El objetivo no es hacerlas todas, la meta es tener claridad sobre todo lo que estás intentando hacer y, sobre todo, que reconozcas que la irás avanzando poco a poco.
Elige las actividades que quieres y puedes hacer en el día: esta es una de las partes más difíciles porque, usualmente, deseamos hacer más de lo que realmente podemos. Basándonos en el tiempo que dispones y el tiempo que toma cada actividad elige las que añadirás a tu agenda.
Actualiza tu lista conforme transcurre el día: la idea del plan no es desarrollarlo como lo planteamos, la clave es que nos permite tener una base sobre la cual procesar lo que va ocurriendo. Puedes hacer "check" a lo que hiciste, agregar lo que surge y mover lo que no podrás hacer.
Puedes seguir este proceso por la mañana al iniciar el día o, por la noche del día anterior.
Pruébalo, mira cuál te funciona mejor y me cuentas cómo te va.
¡A planificar!