Cómo diseñar un buen proceso tan bueno que cualquiera pueda seguir
Si eres propietario de un negocio, deberías estar elaborando SOPs (standard operating procedures o “guíaburros”) hasta el fin de tus días.
Es una de las cosas más eficaces que puedes hacer para que algún día tu negocio no se convierta en tu cárcel y ser un esclavo del mismo.,
Y si, estoy de acuerdo en que puede ser una de las más aburridas.
Te recomiendo que dediques un día a la semana (cerca del final de la semana) a crear, revisar y actualizar tus SOPs.
Y no te lo digo por decir, he auditado decenas de empresas en los últimos 3 años, te aseguro que el 90% de los responsables de las mismas no crean SOPs eficientes.
Hasta hoy.
Aquí tienes mi lista de 6 pasos para crear SOPs que realmente valen la pena:
Lo que necesitas es..
1. Desglose paso a paso de la tarea
2. Hipervínculos a otros documentos
3. Vídeo e imágenes paso a paso
4. Definición de hecho
5. Checklist de comprobación de que la tarea está hecha
6. Recursos adicionales
Los SOPs deben ser tan SENCILLOS que cualquier persona que sepa leer pudiese seguirlos.
El primer paso de un buen SOP es tener instrucciones CLARAS paso a paso que indiquen a los miembros del equipo lo que deben hacer
Es por eso que yo recomiendo que cada SOP debería incluir un Vídeo.
Hacer vídeos no es rápido, y debes marcar un plan.
¿Por dónde empezar?
1- elabora una lista con todos los SOPs que inicialmente necesites
2- ordena la lista por orden de prioridad/importancia
Cada vez que tú o un miembro del equipo realices una tarea de la lista, haz clic en grabar y repasa los pasos en voz alta.
Una vez tengas el vídeo largo tu mismo u otra persona puede extraer el paso a paso y pueda tomar capturas de pantalla de los detalles más relevantes.
También puedes usar herramientas como https://www.uphint.com/ para hacer el proceso.
Llegado a este punto tienes
Un vídeo
Imágenes
Pasos escritos
Ahora debes completar el SOP con:
Enlaces
Información extra
Y finalmente dos tareas más que determinarán si la tarea se hace:
Definir lo más claramente posible qué significa “HECHO”, es decir, que se necesita obtener para finalizar la tarea
Un checklist de comprobación de que realmente la tarea está hecha.
El gran olvidado, el checklist
Lo llamo el gran olvidado porque no lo he visto mucho, y para mi es la clave de que un proceso tenga éxito.
Y cómo estas cosas es mejor verlas, que contarlas, te dejo un ejemplo de "Checklist de comprobación para un proceso de onboarding de cllientes" que habría que ir marcando como "Hecho" con cada nuevo cliente conseguido:
El mensaje de bienvenida se envió al cliente una vez cerrado el trato, expresando gratitud y destacando los beneficios de trabajar con nuestra agencia.
El formulario de onboarding se envió al cliente y se completó antes de la llamada de onboarding.
Se programó una llamada de onboarding después de recibir el formulario completado.
La lista de verificación se envía al cliente entre el formulario y la llamada de onboarding, y contiene todos los pasos y acciones necesarios antes de la próxima interacción.
Durante la llamada de onboarding, se celebró la decisión del cliente, se establecieron expectativas claras y se mostró un cronograma.
Se envió un video personalizado de aproximadamente 30 segundos al cliente después de la llamada de onboarding, felicitándolo por dar el siguiente paso y reforzando el compromiso de la agencia.
Se estableció un calendario regular de comunicación y revisiones con el cliente para garantizar su satisfacción y obtener el máximo valor de los servicios.
Se brindó soporte continuo al cliente durante todo el ciclo de vida, respondiendo preguntas y proporcionando orientación según sea necesario.
*************************
Si eres propietario de un negocio, deberías estar elaborando SOPs (standard operating procedures o “guíaburros”) hasta el fin de tus días.
Es una de las cosas más eficaces que puedes hacer para que algún día tu negocio no se convierta en tu cárcel y ser un esclavo del mismo.,
Y si, estoy de acuerdo en que puede ser una de las más aburridas.
Te recomiendo que dediques un día a la semana (cerca del final de la semana) a crear, revisar y actualizar tus SOPs.
Y no te lo digo por decir, he auditado decenas de empresas en los últimos 3 años, te aseguro que el 90% de los responsables de las mismas no crean SOPs eficientes.
Hasta hoy.
Aquí tienes mi lista de 6 pasos para crear SOPs que realmente valen la pena:
Lo que necesitas es..
1. Desglose paso a paso de la tarea
2. Hipervínculos a otros documentos
3. Vídeo e imágenes paso a paso
4. Definición de hecho
5. Checklist de comprobación de que la tarea está hecha
6. Recursos adicionales
Los SOPs deben ser tan SENCILLOS que cualquier persona que sepa leer pudiese seguirlos.
El primer paso de un buen SOP es tener instrucciones CLARAS paso a paso que indiquen a los miembros del equipo lo que deben hacer
Es por eso que yo recomiendo que cada SOP debería incluir un Vídeo.
Hacer vídeos no es rápido, y debes marcar un plan.
¿Por dónde empezar?
1- elabora una lista con todos los SOPs que inicialmente necesites
2- ordena la lista por orden de prioridad/importancia
Cada vez que tú o un miembro del equipo realices una tarea de la lista, haz clic en grabar y repasa los pasos en voz alta.
Una vez tengas el vídeo largo tu mismo u otra persona puede extraer el paso a paso y pueda tomar capturas de pantalla de los detalles más relevantes.
También puedes usar herramientas como https://www.uphint.com/ para hacer el proceso.
Llegado a este punto tienes
Un vídeo
Imágenes
Pasos escritos
Ahora debes completar el SOP con:
Enlaces
Información extra
Y finalmente dos tareas más que determinarán si la tarea se hace:
Definir lo más claramente posible qué significa “HECHO”, es decir, que se necesita obtener para finalizar la tarea
Un checklist de comprobación de que realmente la tarea está hecha.
El gran olvidado, el checklist
Lo llamo el gran olvidado porque no lo he visto mucho, y para mi es la clave de que un proceso tenga éxito.
Y cómo estas cosas es mejor verlas, que contarlas, te dejo un ejemplo de "Checklist de comprobación para un proceso de onboarding de cllientes" que habría que ir marcando como "Hecho" con cada nuevo cliente conseguido:
El mensaje de bienvenida se envió al cliente una vez cerrado el trato, expresando gratitud y destacando los beneficios de trabajar con nuestra agencia.
El formulario de onboarding se envió al cliente y se completó antes de la llamada de onboarding.
Se programó una llamada de onboarding después de recibir el formulario completado.
La lista de verificación se envía al cliente entre el formulario y la llamada de onboarding, y contiene todos los pasos y acciones necesarios antes de la próxima interacción.
Durante la llamada de onboarding, se celebró la decisión del cliente, se establecieron expectativas claras y se mostró un cronograma.
Se envió un video personalizado de aproximadamente 30 segundos al cliente después de la llamada de onboarding, felicitándolo por dar el siguiente paso y reforzando el compromiso de la agencia.
Se estableció un calendario regular de comunicación y revisiones con el cliente para garantizar su satisfacción y obtener el máximo valor de los servicios.
Se brindó soporte continuo al cliente durante todo el ciclo de vida, respondiendo preguntas y proporcionando orientación según sea necesario.
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¡Hola! Te invito a que pruebes este método para optimizar tu trabajo y ahorrar tiempo. Adáptalo en tu caso y piensa como desarrollar más procesos de este tipo. A medio plazo me lo agradecerás. Si quieres más información, contáctame en info@todoenuno.net.co o al cel +573104507737.
¡No te arrepentirás!