Tu equipo logró terminar el proyecto, pero debes admitir que el proceso pareció más una carrera frenética de sprint que una carrera de relevos bien preparada.
Nadie está seguro de quién hace qué, se pasan los plazos, y las conversaciones importantes se pierden o quedan aisladas en cadenas de correos electrónicos y mensajes directos sin ningún orden.
Sabes que el trabajo se puede hacer de una forma más eficiente. Y especialmente ahora, que algunos de los miembros de tu equipo continúan trabajando de forma remota, deseas encontrar una manera de poner el orden que tanto necesitas en el caos de tu carga de trabajo.
Te presentamos una herramienta de trabajo colaborativo en línea.
¿Realmente necesitas otra herramienta de colaboración?
Piensa en una herramienta de trabajo colaborativo en línea como un punto de encuentro digital para todo el trabajo de tu equipo. Puedes gestionar proyectos y tareas, darles seguimiento, comunicarte en un solo lugar y simplificar todos tus procesos.
Pero, si tú o tu equipo piensan que la idea de implementar otro software es desesperante, no podemos culparlos. El desgaste por exceso de herramientas tecnológicas es real. El 69 % de los trabajadores dicen que pierden hasta 32 días por año navegando entre todas las aplicaciones que usan para trabajar.
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La tecnología por sí sola no resolverá los problemas de tu equipo. La clave es elegir una herramienta que satisfaga una necesidad y luego implementarla intencionalmente. Cuando tienes como objetivo seleccionar e implementar la solución adecuada, tú y tu equipo pueden gozar de beneficios como los siguientes: Comunicación centralizada: desde las actualizaciones de estado hasta las preguntas, todo puede estar en un solo lugar, en vez de estar diseminado en múltiples cadenas de correos electrónicos, mensajes instantáneos, resúmenes de reuniones y otros documentos.
Mayor transparencia: gracias a que las conversaciones y el trabajo de los proyectos están centralizados, todo tu equipo puede obtener la información que necesita de forma inmediata.
Mayor responsabilidad: a menudo, las herramientas de trabajo colaborativo incluyen asignaciones de tareas, plazos e, incluso, notificaciones sobre fechas de vencimiento próximas, lo que fomenta un mayor grado de responsabilidad.
Facilidad de acceso: ahora que es más común que exista un modelo híbrido de trabajo, esta herramienta permite que los miembros del equipo obtengan la información y los materiales necesarios desde donde sea que estén trabajando, sin tener que enviarse a sí mismos los archivos por correo electrónico o pedirle a un compañero en la oficina que les envíe algo.
Aumento de la productividad:todos los beneficios ya mencionados hacen que tu equipo tenga mejores resultados y mayor eficiencia. Cuando más del 50 % de los trabajadores dicen que la tecnología obsoleta tiene un efecto moderado en su productividad, las herramientas adecuadas pueden ayudarlos a que hagan su mejor trabajo.
¿En qué deberías fijarte cuando buscas una herramienta de colaboración?
Encontrar la aplicación o la herramienta de colaboración adecuada para tu equipo tiene muchas ventajas. Pero ¿qué características tiene la herramienta “adecuada”? Una búsqueda rápida en Capterra de “collaboration software” (“software de colaboración” en inglés) nos arroja más de 900 resultados. Entonces, no hay dudas de que existen cientos de opciones a tu alcance.
¿Preparados para separar la paja del trigo? Cuando evalúes las opciones disponibles, busca las siguientes características para que puedas dar con una herramienta de colaboración que facilite el trabajo de tu equipo en vez de aumentar su frustración.
1. Costo
Cuando se trata de descubrir qué herramientas de colaboración pueden ser la mejor opción para ti, el dinero es un aspecto importante a considerar. ¿Cuánto dinero quieres y puedes gastar en una herramienta de colaboración?
Algunas soluciones son gratuitas, mientras que otras tienen planes de pago que ascienden a miles de dólares. Ciertas herramientas de colaboración tienen un precio mensual o anual, mientras que otras tienen precio por usuario. Antes de empezar a explorar diferentes plataformas de colaboración, pregúntate lo siguiente:¿Cuántas personas utilizarán activamente la herramienta?
¿Cuál es tu gasto mensual máximo para esta herramienta?
Estas dos preguntas te ayudarán a analizar mejor tus opciones con una idea realista en relación al costo.
2. Personalización
Los equipos trabajan diferente, lo que significa que no hay una sola solución que funcione perfectamente para todos. Por eso es importante buscar una herramienta que sea personalizable, no solo para el equipo en su conjunto, sino también para los miembros individuales del equipo.
Por ejemplo, es posible que una persona prefiera ver las tareas desde un calendario, mientas que otro miembro del equipo trabaje mejor con una hoja de cálculo. O, quizás, necesitas diferentes niveles de acceso para varios miembros del equipo.
Busca una herramienta que sea altamente personalizable para que tu equipo pueda usarla de la mejor manera. Esto los ayudará a aprovechar al máximo la solución sin sentir que estás intentando forzar una determinada manera de uso.
3. Integraciones
Tu objetivo es simplificar y centralizar el trabajo y las conversaciones de tu equipo. Pero, incluso así, es probable que esta no sea la única herramienta que estés usando.
Comunícate con tu equipo para saber qué herramientas usan todos los días. Desde Slack hasta Google Drive, probablemente existan diversas aplicaciones que no necesites eliminar o, incluso, no desees eliminar. Escríbelas en una lista.
Ahora, cuando estés indagando acerca de herramientas de trabajo colaborativo, busca las que se integran con las aplicaciones que están en tu lista de imprescindibles. Esas integraciones harán que tu trabajo sea mucho más fluido, sin necesidad de eliminar ni duplicar soluciones de las que tu equipo depende en gran medida.
4. Automatizaciones
En un mundo ideal, tu equipo podría dedicar la mayor parte del tiempo y energía a resolver problemas, generar ideas y superar sus objetivos. Sin embargo, las tareas mundanas y reiterativas consumen sus horas de trabajo.
La buena noticia es que una herramienta de colaboración con automatizaciones del flujo de trabajo puede hacer que tu equipo se olvide de esas tareas repetitivas.
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Ya sea a través de la creación automática de un cronograma de proyecto cuando alguien completa un formulario o a través del envío de un correo electrónico al equipo cuando se termina una tarea, este tipo de acciones elimina el trabajo improductivo, reduce la posibilidad de errores y mantiene a todo el equipo trabajando.
5. Seguridad
Principalmente, en sectores que normalmente trabajan con información confidencial, la seguridad debe ser una prioridad dentro de las funciones indispensables de la herramienta.
Incluso si tu equipo no trabaja con información altamente confidencial, igual es necesario asegurarte de que cierta información, como los objetivos, los proyectos o los planes a futuro, no se pueda hackear, no se ponga en riesgo o no se fugue y termine en manos equivocadas.
Asegúrate de investigar, leer comentarios y formular preguntas sobre las medidas de seguridad que tiene la herramienta de colaboración. Nada es infalible, pero hacer una buena investigación te ayudará a encontrar un sistema que te brinde confianza y tranquilidad.
6. Facilidad de uso
Si bien el 44 % de los empleados dicen que el cambio los hace ser más productivos en el trabajo, un abrumador 81 % de ellos dicen que prefieren que sus puestos y responsabilidades no se modifiquen. Eso puede significar que se quejarán o hasta se resistirán a la necesidad de aprender un nuevo sistema para hacer su trabajo.
Si quieres que tus empleados realmente usen la herramienta, debes buscar una que sea fácil de usar para que logren el mayor rendimiento lo antes posible. Toda aplicación nueva tiene algún tipo de curva de aprendizaje, pero puedes aliviar esa carga si buscas una aplicación que sea lo más intuitiva y fácil de usar posible para el usuario.
Vale la pena indagar sobre los servicios de soporte al cliente que tiene la herramienta y de qué recursos dispone para reducir las fricciones y ayudar a tu equipo a comprender exactamente cómo aprovechar al máximo la herramienta que elijas.
Lo que las plataformas colaborativas pueden hacer por tu equipo
Una única herramienta no podrá renovar la manera en que el equipo hace todo el trabajo. Todos los elementos fundamentales básicos, como la confianza, el respeto y la comunicación deben ser prioritarios.
No obstante, tener la tecnología adecuada de tu lado puede aumentar la transparencia, centralizar la comunicación y hacer que la colaboración sea mucho menos estresante. Si buscas una herramienta que cumpla con todas las condiciones de tu lista (y pueda crecer a la par de tu equipo), Trello es tu mejor opción.