El onboarding siempre ha sido un paso primordial para incluir a un nuevo colaborador al equipo, hacerlo sentir bienvenido y que en poco tiempo tenga autonomÃa para poder realizar su trabajo.
En este perÃodo de alta rotación en muchos sectores, el onboarding es un desafÃo. Algunos colaboradores se incorporan a trabajar en modalidad hÃbrida y deben sentirse parte del equipo, aunque no compartan espacio.
Una investigación de Gallup encontró que la satisfacción laboral y los niveles de compromiso son drásticamente más altos en los empleados que reciben una incorporación significativa.
Estrategias para realizar un buen onboarding
Proceso de incorporación estructurado y bien informado
Es necesario tener un proceso sólido, documentado y con las tareas planificadas. De este modo, antes de la incorporación, el equipo de sistemas se encargará de preparar las herramientas necesarias para que esa persona pueda empezar a trabajar, el departamento debe estar al corriente de esta entrada, el lÃder deberá planificar en su agenda cuándo darle la bienvenida y explicarle todo lo que necesite y el equipo de Recursos Humanos tendrá el contrato para que sea firmado y podrá explicarle el resto de los beneficios de la empresa.
Dar a conocer y promocionar la cultura y los valores de la empresa
Muchos colaboradores no conocen los valores de la empresa y por lo tanto no pueden impulsarlos. Te recomendamos dar a conocerlos y habilitar una pestaña en tu intranet para que siempre estén abiertos a la consulta. Solo sabiendo qué se promueve en la empresa se puede poner en marcha por parte de los colaboradores y recién llegados.
Capacitación de las herramientas y softwares que usa la organización
Debemos enseñar al nuevo empleado cómo usar las herramientas que tiene a su disposición. Aunque esa persona haya trabajado antes con ese software es importante darle las especificaciones de cómo se hace ahà y capacitarlo si fuera necesario.
Asignación de un mentor al recién llegado
Una investigación realizada por Microsoft descubrió que los compañeros de incorporación pueden transformar las percepciones de los nuevos reclutas sobre su propia velocidad en productividad. Asignar un mentor puede ser de mucha ayuda para que la persona se sienta acompañada, pueda consultar todas sus dudas al mentor y no se sienta solo en esos primeros dÃas.
Conexión con el equipo
Más del 30 % de los profesionales de Recursos Humanos encuestados informan que sus nuevos empleados tenÃan dificultades para formar vÃnculos con sus nuevos compañeros de trabajo, especialmente si trabajaban remoto. Como área de RR.HH. debemos ver y buscar alternativas para esa conexión más allá de compartir espacio.
Reconocimiento y feedback positivo
Esta estrategia es valiosa tanto para los recién llegados como para el talento existente. Dar feedback positivo ayuda a afianzar la autoestima del nuevo colaborador y lo alienta a seguir dando lo mejor de sà mismo.
Espacio seguro (fÃsica y mentalmente)
El clima de trabajo y sentirte seguro siempre es un buen aliciente, te permite trabajar en las mejores condiciones y se humaniza la empresa. En este caso tanto compañeros como lÃderes deben participar en la creación de este ambiente.
Compartir conocimiento
Uno de los mayores desafÃos durante los perÃodos de alta rotación es la pérdida de conocimiento interno. Es importante compartir el conocimiento y la empresa puede crear un espacio donde almacenar información para que sea consultado por todos aquellos que lo necesiten.
Encuestas de satisfacción y seguimiento por parte del área de recursos humanos
Toda estrategia debe ser medida para conocer su efectividad. Es importante evaluar la eficacia del reclutamiento, entender el rol de esos nuevos colaboradores, medir y recopilar data e identificar las futuras necesidades relacionadas con la gestión del talento.
Aspectos positivos de una buena bienvenida
Realizar un buen onboarding repercutirá directamente en la percepción del empleado y formará parte del primer impacto que el colaborador tiene de la empresa.
Ofrecer una buena bienvenida tiene aspectos positivos para la organización, por ejemplo:Acelera el tiempo de adaptación de la persona recién llegada: sentirse acompañado y guiado le da la oportunidad al profesional de adaptarse fácilmente al equipo, de integrarse rápidamente y poder empezar a desarrollar su trabajo con autonomÃas, uniendo sus habilidades a las del resto y trabajando por los objetivos comunes.
Mejora la tasa de retención: sentirse a gusto desde el inicio hace que el compromiso se afiance desde el primer mes, eso hace que la rotación disminuya los primeros 90 dÃas cuando un nuevo colaborador decide si ese puesto y esa empresa encaje con él.
Reduce los costos de rotación y contratación: si los colaboradores son felices y están comprometidos el costo de la atracción de talento será mucho menor. De hecho, si los colaboradores se convierten en embajadores, el presupuesto destinado a Employer Branding también puede ser menor.
Eficiencia rápida de las nuevas incorporaciones: ya hemos hablado de ello, pero cuanto antes el colaborador conozca la forma de trabajar de la empresa y se haya aclimatado, antes podrá empezar a ser productivo y eficiente para el equipo.
Fomenta el compromiso con la organización: si la empresa te trata bien, seguramente tu relación con ella sea a largo plazo e intentarás dar lo mejor de ti mismo para responder ese trato.
La importancia del primer dÃa
El primer dÃa es uno de los más importantes para un nuevo colaborador e influye directamente en el desempeño de esa persona.
El libro de Michael D. Watkins “Los primeros 90 dÃas” cuenta que cuando alguien acepta un nuevo trabajo es más vulnerable y es el momento donde el reclutador debe afianzar el trabajo realizado en la fase de atracción y contratación.
El 22% de la rotación de trabajadores se produce en los 45 dÃas posteriores a su contratación según el estudio realizado por Academy of Management Journal.
Teniendo en cuenta el trabajo realizado en el proceso y el coste que supone para las empresas esta rotación (casi el triple del sueldo del antiguo empleado) es importante dedicar un esfuerzo extra a la adaptación de los recién llegados.
¿Qué deberÃamos hacer el primer dÃa?Orientación: Hay empresas que dedican unos minutos y otras que duran varias semanas. Debemos ser conscientes que cuando damos mucha información de golpe la retención es menor, sin embargo, es necesario tener un mÃnimo de conocimiento para sentirte útil en tu primer dÃa.
Presentación y bienvenida: puede ser una presentación formal o informal, dependerá también del tipo de empresa y de la cantidad de empleados. Lo importante es que las personas conozcan a ese nuevo compañero y lo tengan en consideración desde el primer momento.
Actividades de adaptación: tour por la oficina, consejos sobre la comida, los descansos y el aparcamiento. Estas pequeñas indicaciones prácticas son importantes para no sentirse fuera de lugar.
Temas administrativos: es necesario que el área de RR.HH. tenga la documentación preparada para poder firmarla. Asà como una pequeña charla sobre los beneficios adicionales y cómo poder acceder a ellos.
Tareas relacionadas: asignar un mentor que lo oriente en sus primeros dÃas en el trabajo y le explique todo lo necesario para poder hacer sus tareas.
Cultura organizacional: Otro de los aspectos clave es dar a conocer la misión de la empresa, la historia, los objetivos… reforzar aquello de lo que se habló en la entrevista e incluirlo ya en la misión corporativa.
En este sentido, el lÃder es el encargado de realizar esta inmersión en la cultura y debe facilitarle la entrada al equipo de trabajo. No solo puede estar en mano de los compañeros o de RR.HH. realizar el onboarding.
InvÃtalo a reuniones y preséntale a otros equipos: Es importante que para sentirse integrado se le invite a las reuniones y se le comunique los proyectos que están en marcha.
Presentarle de nuevo a ciertas personas de otros equipos puede ayudarle a establecer lazos de compromiso y poder realizar un trabajo colaborativo.
Dale tiempo: Finalmente, nuestro último consejo es que para adaptarse nada mejor que el tiempo. Empezar en un nuevo lugar supone un reto para cualquier profesional. Adaptarse a las nuevas formas de trabajar, a los compañeros, aprender a hacer las cosas cómo se hacen ahÃ, el tiempo suele ser el mejor aliado.